Veranstaltung: | 44. Landesjugendkongress |
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Tagesordnungspunkt: | TOP 5 Nachtragshaushalt 2018 und Rechnungsprüfungsbericht |
Antragsteller*in: | Cosima Pfannschmidt (Rechnungsprüfung 2016) |
Status: | Eingereicht |
Eingereicht: | 05.05.2019, 20:57 |
H3: Rechnungsprüfungsbericht 2016
Antragstext
Rechnungsprüfungsbericht GRÜNE JUGEND Bayern für das Jahr 2016
Florian Siekmann und Cosima Pfannschmidt
Insgesamt haben die Unterlagen einen guten Eindruck gemacht. Wir konnten keine
groben Mängel feststellen. Die aktuelle Schatzmeisterin hat uns zudem zum
Rechnungsprüfungstermin am 26. April 2019 alle erforderlichen Unterlagen
zukommen lassen. In Zukunft sollte darauf geachtet werden, die Rechnungsprüfung
zeitnah zum zu prüfenden Zeitraum durchzuführen.
Einige wenige Belege waren schwer auffindbar, bzw. in Ordnern anderer
Kalenderjahre hinterlegt. Sollte dies notwendig sein, ist anzuraten an anderer
Stelle Kopien der Belege mit entsprechendem Vermerk zu hinterlegen. Dies würde
die Arbeit der Rechnungsprüfer*innen deutlich erleichtern.
Weiterhin ist festzustellen, dass einige Abrechnungen (erheblich) nach der
satzungsgemäßen Frist von 8 Wochen nach einer Veranstaltung eingereicht wurden
und die Kostenerstattung dennoch ausbezahlt wurde. Mitglieder mit
Erstattungswünschen sollten zukünftig auf die Einhaltung der Frist achten und
verspätet eingegangene Abrechnungen sollten von der Landesgeschäftsstelle nicht
berücksichtigt werden. Des Weiteren fiel ins Auge, dass Abrechnungen teilweise
erst mit erheblicher Verspätung von der Landesgeschäftsführung erstattet wurden.
Es liegt beispielweise eine Reisekostenabrechnung vom 20.05.2015 vor, die erst
am 24.02.2016 überwiesen wurde. Die Geschäftsstelle sollte künftig unbedingt
Abrechnungen zeitnah erstatten, beispielsweise innerhalb eines Monats nach
Eingang. Verzögerungen dieser Art sorgen zum einen für finanzielle Engpässe bei
betroffenen Mitgliedern und machen es zum anderen dem*der Schatzmeister*in
extrem schwer einen Überblick über die bereits verwendeten Mittel zu behalten.
Es waren einige wenige Eigenbelege zu finden. Diese sollten vermieden werden. Es
gilt der Grundsatz „keine Erstattung ohne Beleg“, d.h. Mitglieder, die
angefallene Kosten von der GRÜNEN JUGEND Bayern erstattet bekommen möchten,
müssen hierfür immer einen Beleg von dem*der Zahlungsempfänger*in vorlegen. Wir
appellieren zudem an die Mitglieder, Abrechnungsformulare in klarer Schrift
auszufüllen. Bei einigen wenigen Reisekostenabrechnungen und
Honorarvereinbarungen fehlen Angaben zum Anlass der Erstattung (welche
Veranstaltung wurde besucht/welcher Workshop wurde gehalten?). Mitglieder
sollten bei Wunsch auf Erstattung Formulare vollständig ausfüllen.
Wenn die Geschäftsstelle Änderungen an Abrechnungen vornimmt, beispielsweise an
der Höhe des ausbezahlten Betrages, müssen diese klar verständlich auf der
Abrechnung zu erkennen sein. Zudem ist es für bessere Nachvollziehbarkeit
wünschenswert, auf Abrechnungen von Verpflegung und Geschenken zu notieren, wem
diese zugute gekommen sind.
Es wird lobenswerterweise keine Barkasse geführt und jede Barauszahlung und -
einzahlung auf das Konto ist sehr nachvollziehbar dokumentiert.
Es bestehen keine signifikanten Abweichungen zwischen dem Haushalt 2016 und dem
tatsächlichen Rechnungsabschluss 2016.
Begründung
Erfolgt mündlich